ومن المقرر أن يمثل المصري في الاجتماع الثنائي حسن عمار عضو مجلس ادارة النادي ورئيس البعثة والكابتن وليد بدر المدير الإداري للفريق والدكتور محمد عنان طبيب الفريق والكابتن ابراهيم غانم مسئول المهمات بالفريق.

بينما سيدير المؤتمر مراقب المباراة الزامبي جوزيف نيكول ، بحضور الكونغولي ايمانويل كاندي كالامبو والذي يتولى مهام المنسق العام للمباراة ، ومراقب الحكام الجنوب أفريقي جيروم كيلفين دامون ، والانجولي ايفان كابوابوي المنسق الإعلامي للمباراة بالإضافة لطاقم التحكيم المكلف بإدارة المباراة والمكون من حكم الساحة الدولي المالي مامادو كيتا، ومعه المساعد الأول يحيى محمد من النيجر ، والمساعد الثاني الدولي المالي بابا يومبوليبا ،والحكم الرابع الدولي المالي هارونا كوليبالي.

ومن المقرر أن يتم الاتفاق خلال المؤتمر على كافة الترتيبات المتعلقة بإدارة المباراة والمتمثلة في تأمين ملعب المباراة في تمام الساعة العاشرة والنصف صباحاً ، على أن يتم فتح الاستاد لاستقبال المتفرجين اعتباراً من الساعة الثانية عشر والربع ظهراً ، ثم مغادرة كلا الفريقين لمقر اقامتهما في الواحدة وعشر دقائق ظهراً ، ليصل كلا الفريقين لملعب المباراة في الواحدة والنصف ، ليتم بعد ذلك مراجعة بطاقات اللعب لكلا الفريقين اللذين سيجريان فترة الاحماء اعتباراً من الثانية ظهراً قبل العودة لغرف خلع الملابس في الثانية والنصف لتبدأ بعد ذلك مراسم المباراة التي ستنطلق في تمام الساعة الثالثة عصراً.