يتم تنظيم الحفل بالتنسيق مع نقابة المهن الزراعية بالمحافظة ومجلس الأمناء والمعلمين بحضور الدكتور غازي البنواني وكيل وارة التعليم بالمحافظة وأنور فرجة مدير إدارة الخارجة التعليمية وصلاح خليفة نقيب الزراعيين بالمحافظة ونجاتي سيف الدين رئيس مجلس أمناء الخارجة وعدد كبير من قيادات التعليم بالمحافظة.

يقام الحفل بقاعة الشيراتون بمدينة الخارجة ويتضمن فقرات فنية واستعراضية وبعض الأغاني الوطنية التي يشارك في تقديمها طلبة وطالبات المدرسة، كما ستقدم نقابة الزراعيين بقيادة النقيب صلاح خليفة ومجلس الأمناء والمعلمين بعض الجوائز وشهادات التقدير للمتفوقين والمتميزين من طلاب المدرسة.